Riesgos al momento de hacer seguimiento y evaluar proyectos

Dicen que el ojo del amo que engorda al ganado; así, para alcanzar el éxito con nuestras empresas, el seguimiento y evaluación de las iniciativas son tan importantes —o tal vez más— como la planificación inicial. Para el estudiante, significa estar atento a los cursos en que no obtiene resultados tan satisfactorios e identificar las razones de este desempeño. Para el comerciante, significa observar a sus clientes y los productos que les atraen. Para el político, es encontrar las fórmulas discursivas que generan aprobación. Para el gestor de una cartera de proyectos de inversión, es entender lo que funcionó, lo que no funcionó y saber el porqué. Estas estrategias son una de las fuentes de la prosperidad.

El ojo del que habla el refrán es, por un lado, el seguimiento que realizamos durante la obra para apreciar el progreso y, por otro, la evaluación al finalizarla para validar el rendimiento. Se trata de algo esencial pero no libre de escollos. Existen varios riesgos asociados con la evaluación de la cartera de proyectos que pueden afectar su precisión y eficacia, aquí están:

• Datos inadecuados: el seguimiento y la evaluación se apoyan sobre datos de calidad. Si carecemos de datos o estos son inexactos, no habrá análisis de confianza sobre el rendimiento y el progreso de los proyectos dentro de la cartera. Se tendrá una aproximación y, probablemente, una confianza excesiva y peligrosa.
• Recursos insuficientes para el seguimiento y la evaluación: una de las razones frecuentes de la falta de datos es la escasez de los recursos dedicados a la colecta de la información. Muchas veces, se anuncia el seguimiento, pero sin contar con una línea presupuestal para realizarlo; entonces, bajo la eventual presión de producir un reporte, los equipos tienen que «cocinar» cifras.
• Criterios de evaluación inconsistentes: la utilización de diferentes criterios para evaluar los proyectos dentro de la cartera puede dar lugar a inconsistencias en la evaluación y dificultar la comparación entre los proyectos.
• Falta de alineación de los criterios con los objetivos estratégicos: los criterios de evaluación pueden estar desligados de los valores y la orientación estratégica de la organización y, así, no guiar adecuadamente la toma de decisiones.
• Sesgo sistemático del equipo de seguimiento y de evaluación: la evaluación puede está influenciada por prejuicios personales o ideas preconcebidas; esto conduce a efectuar análisis inapropiados y tomar decisiones poco acertadas.
• Participación limitada de las partes interesadas: las partes interesadas —incluidos los empleados, clientes y socios— pueden ser inadecuadamente incluidas en el proceso de evaluación y no reflejar las necesidades reales y sus prioridades. Asimismo, podemos estar «ciegos» y no ver ni aprovechar la información que estas personas poseen.

En resumen, la evaluación de la cartera de proyectos implica riesgos significativos que pueden afectar la precisión y la eficacia de dicha evaluación. Al gestionar cuidadosamente estos riesgos e implementar estrategias efectivas de gestión de riesgos de seguimiento y evaluación, las organizaciones están en la capacidad de realizar evaluaciones que proporcionen información útil para la toma de decisiones y conduzcan al logro exitoso de sus objetivos estratégicos. En ausencia de esta gestión de riesgos, las organizaciones están a ciegas.

Prescripciones:

1. Hacer un diagnóstico de la capacidad efectiva para realizar el seguimiento y la evaluación de la cartera y de los proyectos.
2. Estandarizar los procesos y los criterios de evaluación.
3. Capacitar a los colaboradores, particularmente, sobre los sesgos inconscientes y sobre la forma de superarlos.

Referencias:

Una referencia para reflexionar sobre los sesgos: https://www.pensamientopenal.com.ar/system/files/2019/01/doctrina47315.pdf