Mitigación de riesgos en la entrega de proyectos

Llevar a cabo la implementación de una cartera de proyectos implica riesgos significativos que pueden afectar la entrega exitosa de proyectos. Esta problemática fue abordada en una crónica precedente y se sugirieron tres acciones a tomar de forma inmediata. Recordemos:

• Revisar las dificultades encontradas en las entregas anteriores o en los proyectos individuales.
• Categorizar las dificultades en función de los riesgos habituales.
• Revisar la cartera actual e identificar los proyectos, a nivel individual, que presenten los riesgos comunes y adoptar un acercamiento que favorezca el éxito, a pesar de estos riesgos.

Se puede profundizar e ir más lejos en la gestión de estos riesgos. Para mitigarlos, las organizaciones pueden aplicar las siguientes medidas:

• Desarrollar un plan de implementación claro: las organizaciones deben desarrollar un plan de implementación detallado que describa el cronograma de ejecución, las comunicaciones, los riesgos e indicadores avanzados de riesgos, etcétera.

• Definir roles y responsabilidades: hay que definir con claridad los roles y responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto, las partes interesadas y los patrocinadores para garantizar que todos entiendan sus responsabilidades y puedan trabajar juntos de manera efectiva. Puede ser que algunos compartan responsabilidades, por lo que hay que asegurarse de que, en esta dimensión, se logre gestionar la diferencia de opiniones sobre las tareas, los procedimientos y los objetivos perseguidos.

• Comunicarse de manera efectiva: esencial para la implementación exitosa de la cartera de proyectos. Las organizaciones deben establecer canales de comunicación claros y garantizar que las partes interesadas estén informadas regularmente sobre el progreso del proyecto y cualquier problema que pueda surgir. Más que solo canales y métodos, esta comunicación se basa en relaciones interpersonales, etiqueta, cortesía e intereses mutuos.

• Administrar los recursos de manera efectiva: fundamental para una exitosa implementación de la cartera de proyectos. Las organizaciones deben asignar adecuadamente los recursos y supervisar que su uso sea el más adecuado y eficiente. Esto implica cuidar la asignación de recursos y asumir los conflictos que puedan surgir.

• Utilizar metodologías de gestión de proyectos: existen metodologías como Agile, que sirven para administrar proyectos dentro de la cartera de manera efectiva. Estos métodos deben conocerse, aprenderse y compartirse.

• Monitorear y controlar el progreso del proyecto: su rigurosidad puede identificar problemas en estadios tempranos, lo que permite una acción correctiva oportuna. Las organizaciones deben utilizar técnicas apropiadas de monitoreo y control de proyectos para garantizar que los proyectos se entreguen a tiempo, dentro del presupuesto y con los estándares de calidad requeridos.

• Administrar dependencias de proyectos: deben identificarse y administrarse de manera efectiva para garantizar que los proyectos se puedan entregar con éxito.

• Realizar revisiones periódicas: garantiza que la cartera de proyectos permanezca alineada con los objetivos estratégicos e identifica oportunidades de mejora.

Al implementar estas medidas de mitigación, las organizaciones pueden entregar con éxito los proyectos dentro de una cartera y alcanzar sus objetivos estratégicos.

Prescripciones:

1. Cuando se cuenta con una cartera de proyectos importantes, vale la pena buscar ayuda externa para revisar sus procesos, hacer el diagnostico de entrega y establecer un plan en función de las observaciones y sugerencias.

• Los procesos de aprendizaje interno no deben descuidarse. La identificación de las dificultades de entrega tiene que ser ocasión de mejorar y no de culpar.

• Una vez al año, la organización que cuenta con cierto número de proyectos llevados en paralelo debería programar una reunión de introspección, no tan estructurada, para que todos puedan intervenir y decir aquello que las reglas de funcionamiento regulares no permiten expresar.

Referencia: Lista de notas sintetizadas sobre el riesgo por David Hillson, un experto reconocido del campo: https://risk-doctor.com/briefings/