Municipalidades no pueden exigir documentos legalizados porque la ley permite copias simples

¿Te exigen una copia legalizada notarialmente para realizar un trámite ante una entidad pública? El Indecopi recuerda que, de acuerdo con el artículo 41 del Texto Único Ordenado de la Ley 27444, las entidades públicas deben aceptar copias simples en reemplazo de documentos originales o copias legalizadas notarialmente, siempre que estén acompañadas de una declaración jurada sobre su autenticidad. Por ello, exigir documentos legalizados en estos supuestos puede constituir una barrera burocrática ilegal.

Entre los documentos cuya legalización notarial se ha exigido con mayor frecuencia figuran la vigencia de poder, para acreditar la representación de personas jurídicas, y la carta poder con firma legalizada, cuando una persona natural actúa mediante representante. Estos requisitos se han identificado principalmente en procedimientos para obtener licencias de edificación, habilitaciones urbanas y licencias de funcionamiento.

Según cifras del Indecopi, entre 2021 y septiembre de 2026 se eliminaron e inaplicaron 1527 barreras burocráticas asociadas a la legalización de documentos. Las municipalidades provinciales concentraron la mayor cantidad, con 854 (55,9 %), seguidas de las municipalidades distritales, con 364 (23,8 %), y los gobiernos regionales, con 113 (7,4 %). Del total, 1447 barreras (94,8 %) concluyeron con su eliminación voluntaria por parte de las entidades.

Cabe precisar que la normativa también prohíbe que las entidades públicas soliciten determinados documentos que ya tienen en su poder o que pueden obtener de otras instituciones públicas. También restringe la exigencia de sellos de la propia entidad y establece que, para verificar un pago realizado ante la misma institución, basta con que el ciudadano informe la fecha y el número de la constancia correspondiente, sin necesidad de presentar el comprobante.